هزینه‌ی پیاده‌سازی ERP: اجزای واقعی هزینه و راه کنترل آن

وقتی مدیری می‌پرسد «ERP چند؟»، معمولاً یک عدد می‌شنود: قیمت اشتراک یا لایسنس. ولی چیزی که تا آخر پروژه پرداخت می‌شود، معمولاً خیلی بیشتر از آن عدد است. این مقاله با زبان ساده بخش‌های واقعی هزینه‌ی پیاده‌سازی ERP را جدا می‌کند، روش حساب کردن هر بخش را نشان می‌دهد و می‌گوید پول معمولاً کجا از دست می‌رود. اگر هنوز با خود ERP آشنا نیستید، اول ERP چیست را بخوانید.

چرا قیمت نرم‌افزار، کل هزینه نیست؟

نرم‌افزار فقط ابزار است. برای اینکه شرکت واقعاً با آن کار کند، باید روش‌های کار در آن تنظیم شوند، اطلاعات قدیمی منتقل شود، کارکنان آموزش ببینند و سیستم‌های دیگر به آن وصل شوند. بخش بزرگی از این کارها را خود شرکت انجام می‌دهد و در هیچ فاکتوری نمی‌آید.

برای همین خیلی از پروژه‌های ERP از بودجه بیرون می‌زنند. دلیل اصلی معمولاً این است که هزینه‌هایی که به فروشنده‌ی نرم‌افزار مربوط نیست، از اول در بودجه نیامده‌اند. نتیجه ساده است: بودجه‌ای که فقط قیمت نرم‌افزار را ببیند، تقریباً همیشه کم می‌آید.

شش بخش واقعی هزینه

در ERP ابری، بخش اول یک اشتراک ماهانه یا سالانه است و هزینه‌ی سرور، نصب و نگهداری حذف می‌شود. اگر روی سرور خودتان نصب کنید، سخت‌افزار، شبکه، پشتیبان‌گیری و وقت کارشناس فنی هم به آن اضافه می‌شود. مقایسه‌ی کامل این دو را در ERP ابری یا on-premise آورده‌ایم. بخش‌های ۳ تا ۶ در هر دو روش تقریباً یکسان‌اند، و همین‌ها هستند که معمولاً فراموش می‌شوند.

هزینه‌های پنهان کجا هستند؟

وقت کارشناسان اصلی

کارشناس ارشد مالی یا مدیر فروش که هفته‌ای دو روز در جلسه‌های طراحی و امتحان سیستم است، در آن دو روز کار همیشگی‌اش را انجام نمی‌دهد. یا کسی باید جایش کار کند، یا کار عقب می‌افتد. این هزینه واقعی است، حتی اگر در هیچ فاکتوری نیاید.

اطلاعات به‌هم‌ریخته

اکسل‌های پراکنده، مشتری‌هایی که چند بار ثبت شده‌اند، کالاهایی که کد مشخص ندارند و حساب‌هایی که سال‌ها بسته نشده‌اند، باید قبل از ورود به سیستم جدید مرتب شوند. این کار معمولاً بیشتر از برآورد اول طول می‌کشد، چون تا وقتی اطلاعات را باز نکنید معلوم نیست چقدر به‌هم‌ریخته است.

دوره‌ای که دو سیستم با هم کار می‌کنند

در هفته‌های اول، خیلی از شرکت‌ها سیستم قدیم و جدید را با هم نگه می‌دارند تا مطمئن شوند همه‌چیز درست است. یعنی هر سند دو بار ثبت می‌شود، و این دوباره‌کاری هزینه دارد. هر چه این دوره طولانی‌تر باشد، هزینه بیشتر است.

تغییر دادن خود نرم‌افزار

هر تغییری که برنامه‌ی اصلی نرم‌افزار را عوض کند، در هر به‌روزرسانی باید دوباره بررسی و امتحان شود. تغییری که امروز می‌دهید، هزینه‌ی نگهداری سال‌های بعد است. سیستمی که اجازه می‌دهد فیلد، فرم و گزارش را بدون برنامه‌نویسی و فقط با تنظیمات عوض کنید، این هزینه را کم می‌کند.

چطور هزینه را برآورد کنیم؟

برآورد با یک عدد کلی جواب نمی‌دهد. روش قابل اعتماد این است که برای هر بخش حساب کنید چند نفر-روز کار می‌برد، و بعد قیمت بگذارید. «نفر-روز» یعنی یک روز کاری یک نفر. مثلاً کاری که دو نفر سه روز رویش کار کنند، شش نفر-روز است.

مشخص کردن کارهای مرحله‌ی اول ←فهرست کارهای هر بخش ←تخمین نفر-روز ←تبدیل به ریال ←کنار گذاشتن ذخیره برای پیشامدها ←تأیید و پیگیری ماهانه

1. مشخص کنید مرحله‌ی اول شامل چه چیزهایی است. کدام بخش‌ها، کدام شعبه‌ها، چند کاربر. هر چیزی که در مرحله‌ی اول نیست، صریحاً بیرون بماند.
2. برای هر بخش، فهرست کارها را بنویسید. مثلاً برای انتقال اطلاعات: بیرون کشیدن از سیستم قدیم، مرتب کردن مشتری‌ها، مرتب کردن کالاها، ورود آزمایشی، چک کردن، ورود نهایی.
3. برای هر کار نفر-روز تخمین بزنید؛ هم برای فروشنده و هم برای تیم خودتان.
4. نفر-روز را به ریال تبدیل کنید: نرخ روزانه‌ی خدمات فروشنده، و هزینه‌ی واقعی یک روز از وقت کارشناسان خودتان.
5. یک ذخیره برای پیشامدها جدا کنید. این پول فقط با تصمیم تیم پروژه خرج شود، نه برای اضافه کردن امکانات تازه.
6. هر ماه برآورد را با واقعیت مقایسه کنید. فاصله‌ی کوچک در ماه دوم، خیلی ارزان‌تر از فاصله‌ی بزرگ در ماه ششم است.

یک مثال فرضی: برآورد برای یک شرکت پخش

فرض کنید یک شرکت پخش با ۲۵ کاربر می‌خواهد در مرحله‌ی اول CRM و گزارش‌ها را راه بیندازد. عددهای زیر فرضی و فقط برای نشان دادن روش‌اند؛ پروژه‌ی شما عددهای خودش را دارد.

نکته‌ی مهم این جدول: وقتی که تیم خودتان می‌گذارد، از وقت فروشنده بیشتر است. اگر بودجه فقط ۲۲ روز کار فروشنده و اشتراک نرم‌افزار را ببیند، بخش بزرگی از هزینه‌ی واقعی دیده نشده است. فقط مرتب کردن اطلاعات، ۸ روز از وقت تیم شما را گرفته؛ چیزی که در هیچ پیش‌فاکتوری نمی‌آید.

چطور هزینه را کنترل کنیم؟

کوچک شروع کردن مؤثرترین راه است. به‌جای راه‌اندازی هم‌زمان همه‌ی بخش‌ها، با یکی شروع کنید، مثل فروش یا گزارش‌ها، نتیجه بگیرید، و بعد بخش بعدی را اضافه کنید. مراحل این مسیر را در مراحل پیاده‌سازی ERP قدم‌به‌قدم توضیح داده‌ایم.

سؤال‌هایی که باید از فروشنده بپرسید

• برآورد خدمات را برای هر کار جدا، و بر حسب نفر-روز بدهید.
• چه چیزهایی در قیمت اشتراک یا لایسنس هست و چه چیزهایی جداست؟ پشتیبانی، به‌روزرسانی، فضای ذخیره، کاربر اضافه؟
• اطلاعات را از اکسل با چه ابزاری وارد می‌کنید، و اگر خطا داشت چه کسی درستش می‌کند؟
• کدام نیازهای ما فقط با تنظیمات و بدون برنامه‌نویسی پوشش داده می‌شود؟
• تیم ما در هر مرحله چقدر باید وقت بگذارد؟
• اضافه کردن یک بخش جدید در سال دوم چقدر هزینه دارد؟

فهرست کامل‌تر را در چک‌لیست انتخاب نرم‌افزار ERP ببینید؛ بخش «هزینه‌ی واقعی» آن مستقیماً درباره‌ی همین موضوع است.

هزینه‌ی راه‌اندازی در فیدار

فیدار طوری طراحی شده که همان بخش‌هایی که معمولاً فراموش می‌شوند، کمتر هزینه داشته باشند:

• پرداخت فقط برای چیزی که استفاده می‌کنید: اشتراک بر اساس پلن، بخش‌ها و تعداد کاربر، ماهانه یا سالانه حساب می‌شود.
• پایه‌ی مشترک رایگان: بخش‌های پایه، مثل مخاطبین و کارها، همراه هر اشتراک است.
• ورود ساده‌ی اطلاعات: ابزار ورود از اکسل ستون‌های فایل شما را به فیلدهای سیستم وصل می‌کند، قبل از ثبت پیش‌نمایش نشان می‌دهد و خطای هر ردیف را جدا گزارش می‌کند.
• نسخه‌ی نصب روی سرور: برای شرکت‌هایی که باید اطلاعات را روی سرور خودشان نگه دارند، با لایسنس.

امروز CRM، مخاطبین، کارها و تقویم، گزارش‌ساز و مدیریت دسترسی آماده‌ی استفاده‌اند. بخش‌هایی مثل حسابداری، انبار و تولید به‌زودی اضافه می‌شوند و به همان اطلاعات وصل خواهند شد. جزئیات پلن‌ها را در قیمت‌گذاری ببینید.

جمع‌بندی

هزینه‌ی راه‌اندازی ERP شش بخش دارد و قیمت نرم‌افزار فقط یکی از آن‌هاست. بیشترین خطای بودجه از هزینه‌هایی می‌آید که فروشنده نمی‌فروشد: وقت تیم خودتان، مرتب کردن اطلاعات، دوره‌ی کار با دو سیستم و همراه کردن کارکنان. اگر برای هر بخش نفر-روز را حساب کنید، یک ذخیره برای پیشامدها کنار بگذارید، کارهای پروژه را ثابت نگه دارید و کوچک شروع کنید، بودجه‌ای می‌نویسید که تا آخر پروژه هم درست می‌ماند.